Emil és a gyík

Helyesebben az email, és az azzal kapcsolatos, gyakran feltett kérdések. Amikor tanácsod adok (vagy nem szeretnék, mert más a folyamat, de kérik), elő szokott fordulni (szinte nincs olyan, hogy nem fordul elő) az a témakör, amelynek az elektronikus levélírás alapjai gyűjtőnevet tudom elképzelni. Most az lesz, hogy mindenféle soron kívül adok néhány tanácsot és támpontot a leggyakoribb témákban. Teszem ezt pusztán abból a végtelen önző megfontolásból, mert már nagyon unom ezt a témát, és mert sajnálok erre az izgalmas folyamatokból időt áldozni.

Most eltűnődtem azon a gondolaton, hogy vajon ameddig ezt a mondatot leírom, a világban hányan nyomják meg a levelük alján a küldés gombot, vagy kapnak pont most egy levelet? Azt hiszem billiószám lehet. Tudtad, hogy 1971-ben küldte el Ray Tomlinson az első elektronikus, @-os levelet? Becenevén Emilt? Már lassan ötven éve lesz és még mindig nem tananyag sehol a tartalom. Pedig mennyi minden a helyére kerülne vele. Azt hiszem, kevesebb lenne a felmondás, elbocsátás, harag és félreértés, nem mellesleg a feleslegesen pazarolt idő vele. A kevesebbhez szeretnék most hozzájárulni.

Azt hiszem most fognak felvisítani a feministák, hogy micsoda szexizmus, de én akkor is tapasztalom, és így tapasztalom: a nők levelei mindig hosszabbak a kelleténél, és azt kell mondanom, szinte csak nők panaszkodnak arra, hogy nem kapnak választ a leveleikre, főleg férfiaktól nem. A férfiak alapvetően nem várnak választ a leveleikre. A gyakori kérdés valahogy így hangzik: „Miért van az, hogy nem válaszolnak nekem, pedig én mindig részletesen leírok mindent?”

Válasz: Nincs a leveledben kérdés. A vállalati, céges levelezés témájában, de a privát levelek esetében is tény, hogy százszám kapunk, küldünk levelet. Az is tény, hogy arra a levélre, amire nem kell feltétlenül, arra nincs válaszlevél. Arra, amelyikben nincs kérdés, főleg nem lesz válasz. Fel kell tenni a kérdést, ha van. Egyértelműen, kérdőjellel a végén. Akkor lesz válasz, vagy ha úgy sem lesz, akkor is van min elmélkedni.

Mindjárt el is jutottunk a gyakori kérdés vessző utáni részéhez. Válasz: Túl hosszú.  Egyszerűen ne írj kisregényt! Szorítkozz a lényegre, a lényeg lényegére, és még azt is rövidítsd le. Képzeld magad elé azt, akinek küldöd. Képzeld magad elé elég plasztikusan, amint fuldoklik a bejövő levelekben, és ekkor megnyitja a leveledet, legörget, és azt látja, hogy sűrű betűkből álló legalább háromezer karakter. A legtöbb, amit tehet érted, hogy átfutja, nagyjából átböngészi, így vagy észreveszi a beszúrt kérdésedet, vagy nem. Vagy megérti a lényeget, vagy nem. Gyakorlati javaslatom: ha te is hosszan írsz levelet, azt javaslom, próbálj rövidhír stílusban (Ki, hol, mit, mi az eredmény?) átfogalmazni egy mesét. Vagy több mesét. Segít megérteni a rövid levél írásának lényegét.

Itt is van a következő fejezet, és az ahhoz kapcsolódó gyakori kérdés, amiben már nincs nemekre jellemző vagy nem jellemző elem, csoportsemleges: „Nem mindegy, hogy írom le, csak az a lényeg, hogy tömör legyen, nem?” Válasz: Mindig legyen az első bekezdésben a lényeg, atól zéig, tömör mondatokban, és ha van, kérdéssel. Például: „Tegnap meglátogattam 32 ügyfelünket. Azt tapasztaltam, hogy nem tudnak a közelgő fúzióról. Javaslom, hogy részletesen tájékoztassunk mindenkit. Egyet tudsz érteni velem?” Az legyen benne, ami a legfontosabb üzeneted. Itt szúrj be egy üres sornyi helyet. Ezt követően érdemes – egészen tömören – leírni, hol zajlottak a vizitek, milyen tapasztalattal, és a javaslatot is indokolni néhány szükséges mondatban. Kerülve persze a benzinkutas reggelizés történetét, azt is, hogy a hármas vevőnél Jolika milyen kávét főz, és a javaslatot is lényegre törően kellene megtenni. Ha akarja a címzett elolvassa, ha nem akarja, nem teszi. Az első bekezdés, ha képben van, elég lesz, mindent tudni fog, ami szükséges.

A vállalati levelezés elméletben érzelem mentes műfaj. Nem tisztem most hosszabb pszichológiai okfejtésbe bonyolódni, de attól tartok, mindent összevetve, csak elméletben az. A gyakorlatban az a hely, ahol igen sok a ventilálás (mint negatív érzelmek levezetése), a frusztráció kiélése, a jól megmondás terepe. Valahogy így hangzik az ehhez kapcsolódó kérdés: „Szerinted is megbánthattam vele? Tényleg bunkó vagyok?” Válasz: Olvasd át, mielőtt elküldöd, és ami még fontosabb, higgadj le előtte! Az átolvasás megmentheti a napodat, a hetedet, van az a helyzet, amikor a munkahelyedet. Lehetsz rossz passzban, lehet, hogy szimplán éhes vagy, az is előfordulhat, hogy egy kellemetlen beszélgetés után válaszolsz, írsz levelet valaki másnak. Át fogod oda is rakni, ami benned van. Az olvasód, a címzetted pedig nem érti, miért vagy érdes, megbántódik. Jogosan. Ha átolvasod, vetsz egy pillantást még a küldés gomb megnyomása előtt a sorokra, fel fog tűnni miről beszélek. Írj újat, előtte elég, ha nyugtázod, hogy nem vagy jó passzban, de az is lehet, jobb, ha ebéd után írod meg. Nem biztos, hogy a leveles levezetés megéri, az árat, amit utólag fizetsz vele.

Van úgy, hogy akarattal íródnak zsörtölődő levelek, amit követhet a késő bánat, amikor a következménnyel is számolni kell. Vagy megy a kardozás a betűkkel. De sokszor hallom: „Jól elküldtem a francba, miért mit kellett volna tennem?” Válasz: Sok mód van arra, hogy egy munkahely, egy kapcsolat végére pontot tegyünk. Ez az egyik módja. Ha nem ez a cél, és főleg szeretnéd a kollégák türelmét, megértését, hosszabb távon a komolyan vételt, ne küldj el senkit írásban a francba. Igyekezz szofisztikáltan hangot adni a véleményednek. Ne küldj rivallókat (howler) senkinek, főleg mert a tiéd nem semmisíti meg önmagát, mint Ron Weasleyé J. K. Rowling történetében. Ott marad a szerveren. A válaszlevelek is beszédesek. Ha ingerült leveleket kapsz, érdemes megnézni az előzményeket, te hogyan kezdted a kapcsolatfelvételt. Ha rivallót kapsz, akkor is alkalmazd az önnyugtató módszeredet (ugye van neked ilyen?).  Egyszerűen hagyd figyelmen kívül a levél hangnemét, válaszolj higgadtan, tárgyszerűen. Megéri. A levelező partnered észre fogja venni, hogy kiméred a választ, a szelet kifogni a ventiláló vitorlákból csak így lehet.

Van úgy, hogy a kérdést én teszem fel neked, valahogy így: „Mit jelentenek a felkiáltó jelek? Mit jelentenek a vastagozott részek?” Válasz, inkább magyarázat: Ha nem is küldesz rivallót, hasonló a hatása a túl sűrűn használt írásjeleknek. Ne írj annyi felkiáltó jelet! Egy is elég, és azt is takarékosan! Mint a felemelt ujjak, fenyegetőek, azt üzened, hogy nem kapsz elég figyelmet, valamivel nyomatékosabbá kell tenni a mondandódat., kiborultál, vagy nincs igazad. Ugyan ez a helyzet a vastagabb betűkkel, kiemelésekkel. Kedves tőled, ha címet, dátumot írsz, azt kihúzod, könnyebb visszakeresni., vagy legalább sorvezetsz a kisregényeden. De ha alapvetően az első bekezdésben van a lényeg, felesleges kihúzgálni szavakat, a címzetted elméletileg gondolkodó lény, maga is eligazodik a leveleden.

Előfordul, hogy írás-etikettre vonatkozó kérdést kapok: „Mindig meg kell szólítani a címzettet?” Válasz: Igen. Legyél jól nevelt a levelezésedben. A Tisztelt, a Kedves megszólítás ad egy alaphangot. A Szia már ízlés kérdése. Azonban ha a levelezés éppen egy kérdés-válasz diskurzus, egy párbeszéd valami mentén, csak akkor szükséges folyton a megszólítással kezdeni, ha nem közeli kapcsolatban lévő üzleti partnerrel váltasz több üzenetet, ha nem a szomszéd szobában ülő kollégádról van szó. Apropó, vele egyébként biztosan levelezned kell?

Kiemelt kép forrása: www.wizardingworld.com/features