Magyarországon jelenleg rendkívüli jogrend, vészhelyzet van érvényben, amit a kormány a rendelt el a koronavírus-járvány miatt. Mindeközben a járvány kiindulási pontján, Kínában hivatalosan bejelentették: náluk elmúlt a járvány. Azt még nem tudjuk, mit is jelent majd ez a gyakorlatban. A hazai intézkedések visszavonásig érvényesek, az biztos, hogy nem napokról, hanem hetekről, akár hónapokról van szó. Nagyon itt van az ideje, hogy a vállalkozások – ahol egynél több a létszám – tegnapra készítsenek egy a szokásosnál (értsd: nagyjából a semminél) átfogóbb cselekvési tervét. Legalább a kommunikációjuk mentén megtegyék ezt.

Elöljáróban engedtessék meg nekem, hogy minden olyan vállalkozás-menedzsmenttől elnézést kérjek, akiknek semmi újat nem tudok mondani, akiknek evidencia, mit is kellene tenniük ezzel a vészhelyezettel, és azt is nagyon jól tudják, mit kellene mondaniuk, azt pedig főleg, hogy mit nem. Akiket sért még a feltételezés is, hogy fogalmuk sincs, mit kell kezdeni egy kommunikációs helyzettel azoknak ennyi: bocsánat. Költői a kérdés: amúgy van ma, érzékelhető mennyiségben ilyen kkv?

A nagyvállalatok, nemzetközi összefüggésben tevékeny cégek már legalább egy hónapja elkezdtek bevezetni mindenféle korlátozó, megelőző intézkedést, amit a meglévő, jól bejáratott, – előlegezzük meg – jól működő kommunikációs csatornákon ki is hirdetnek a dolgozók, munkavállalók között.

Amikor ezeket a sorokat írom, a multicégek már múlt időben beszélnek a nagycsoportos tárgyalásokról, az alaptevékenységhez közvetlenül nem tartozó szerveződéseket szintén hetekkel ezelőtt felfüggesztették. Tájékozottak és tájékoztatnak. Könnyű nekik, mondhatni, megvan ehhez a szükséges háttér, erőforrás, rendszer.

Az egy főnél többet, kétszázötven főnél kevesebbet foglalkoztató, hazai vállalkozások, szervezetek, szövetségek helyzete valamivel nehezebb. Békeidőben igen egyszerű a tájékoztatás és az ehhez kapcsolódó intézkedés: szólva van a munkásnak, megbízottnak, tagnak, ha úgy van, hogy kell neki mondani valamit, vagy ha kérdez valami módon válaszolva van neki.

Onnan tudja, hogy a dolgok rendben mennek, hogy megkapja a fizetését például. De most helyzet van. Helyzetben pedig vagy van a pánik, vagy a megelőzését szolgáló kommunikáció.

A helyzet pedig akkor van kommunikációs szempontból megfelelően kezelve, ha elé tud a tájékoztatás menni várható és a nem vártható eseményeknek. Jó, de hogyan? Ez a legfőbb kérdés azt hiszem.

Elsőként arról, mi jöhet be:

 Bejövő hírek elemzése: működés BBC mintára

A BBC (British Broadcasting Corporation) minta jelen esetben annyit tesz, hogy csak és kizárólag a hitelt érdemlő hírforrásra szabad támaszkodni. Jelen esetben – pártállástól, egyéni meggyőződéstől függetlenül – ez Magyarország Kormánya. A koronavirus.gov.hu .Semmi egyéb, mint a tájékoztatásra létrehozott hivatalos felület. Itt a záróvonal. A médiaértesüléseket lehet megtartani a baráti beszélgetésekhez, vállalati döntésekhez nem célszerűek. Hiteles nemzetközi álláspont esetében ez példának okáért nagyjából a WHO  (a nemzetközi egészségügyi szervezet) közlése lehet.

Nincs helye a „bemondták a hírekbe”, „olvastam a neten” jellegű kezdéseknek. A BBC minta alapján ezek nem ellenőrzött hírforrások. Ilyen végtelen egyszerű ez.

Na tehát, most azonnal legyen kijelölve a cégnél az a kolléga, aki jó kapuőr módjára minimum a kormányzati, optimálisan a nemzetközi forrást figyeli, ha változás van azt jelzi a döntéshozónak.

Vezetői önkorlátozás gyakorlása: a BBC legyen a fejekben

A tulajdonos, az ügyvezető és a menedzsment tag kétséget kizáróan okos, tájékozott ember. Békeidőben ízlés szerint lehet támaszkodni megérzésekre, kialakított véleményekre, megmondásokra. Vészhelyzet idején nem annyira érdemes. Az egy dolog, hogy a rémhírterjesztés Btk.- s ügy. A lényeg jóval inkább az, hogy a „fel van ez fújva” vagy a „úgy is el fogjuk kapni” „a konkurenciát is tizedeli” most nem érv, és nem lehet kiinduló pontja a cselekvési terveknek. Még az „egymást között vagyunk, legalább egymással legyünk őszinték” is megfontolandó hozzáállás.

Magánvélemény otthon, a vállalati kommunikációban, még a legközelebbi vezető kollégák között is csak az a fejben, ami befelé jöhet: a hiteles forrásra támaszkodó, tényközlésen alapuló értelmezések.

Éspedig arról, mi menjen ki:

A határozott bizonytalanság – modell: nem szégyen nem tudni mindent

Igen, a határozott és a bizonytalan ellentét. Látszólag. Alapvetően annyit tesz, hogy azt kell kitenni az asztalra, ami van. Semmi más nem lehet, az a van, mint az, hogy ez igen is egy bizonytalan helyzet, ami változik, és semmi mást nem lehet tenni, mint ezt figyelembe venni. Most van az, hogy ki lehet jelenti, hogy cégvezetőként, menedzserként nem tudjuk pontosan megítélni előre a történéseket, és nem lehet megszámolni a hatást, csak az biztos, hogy figyelemmel van kísérve, és intézkedve van. Minden más szimplán felesleges okoskodás. Nyugalmat is lehet kérni, az később nagyon fontos lesz.

Ez az elsődleges, amit “ki kell kommunikálni” a munkavállalók, a belső körök irányába, de úgy ám, hogy a kezébe, fülébe kerüljön minden belső körösnek a nyilatkozat. Ez az első. Ha még ez nem történt meg tegnap, ezt most és azonnal muszáj lesz kitenni a kezekbe és közünkbe. Akár a gyárkapuban, műszakváltáskor nyomtatva, sokszorosítva lehet osztogatni a tájékoztatást a kezekbe.

Az ismétlés a tudás jobbkeze – de most tényleg

Mindenki tudja mi az a koronavírus, hacsak az elmúlt időszakban nem a Holdon volt kiküldetésben. A vállalati kommunikációban alapvetően nem feladat a népnevelés és a lakossági tájékoztatás. Alapvetően, de most nincs alapvetés a kommunikációs feladatok terén sem, úgyhogy tehetünk úgy, mintha mindenki, akihez szólnánk, a Holdon lett volna ma reggelig, és tőlünk hallaná csak, mi folyik itt éppen. Mivel van már a BBC-s működés, és van kolléga, aki veszi a híreket, megvolt egy alapnyilatkozat, lehet szépen szoktatni a vállalathoz hétköznapi értelemben igen szorosan kötődő lényeket ahhoz, hogy cégrészről rendszeresen vannak és lesznek tájékoztatva és nincsenek egyedül hagyva ebben világszinten kríziskeltő helyzetben. A „nem tudhatunk mi sem mindent” után, vagy azzal egyidőben célszerű leírni, kiadni, körben leveleztetni:

• az alapvető tényeket, ajánlásokat (igen, legyen benn, hogy mossunk kezet, mi az a karantén)
• az ehhez kapcsolódó, aktuális vállalati intézkedéseket

Merthogy kellenek intézkedések, ez már nem kérdés sehol sem. A mértéke, mibenléte a kérdés. Abban viszont célszerű a pánikkeltéstől a lehető legmesszebb, a határozott cselekvési tervhez legközelebb helyezkedni minden területen.

Amikor változás van – de akkor aztán rögvest, ebben a két témakörben lehet újra és újra tájékoztatni, az inkább többet, mint semmit alapon ennek folyamatosan mennie kell.

Csak semmi pánik – nem lesz minden tökéletes

Bármit írunk, mondunk, jelzünk, ezt higgadtan, tényekkel, jelzők nélkül tegyük. Minél kevesebb időt töltve a csiszolgatással.  Lehetőség szerint alakítsunk ki egy szűk, minél kevesebb tagból álló, csak és kizárólag a tájékoztatásra koncentráló alkalmi csapatot. Ha nincs ilyen, keressünk külső szakértők SOS / ASAP, amíg el nem fogynak ők is, mint a maszkok és kézfertőtlenítő szerek. Rövidítsük ebben az esetben a szolgálati útvonalat, az aktuálisan kiküldésre szánt tájékoztatók, utasítások szövegét lehetőleg ne ellenőriztessük agyon, ne fogalmazzuk át ezerszer, ne kelljen tucatnyi engedély a kieresztéshez. Magyarán: ne pánikoljunk se a szövegen, se konkrétan a szövegben. Fogunk hibázni, ez most, ebben a helyzetben természetes. Minél higgadtabban kommunikálunk, annál kevesebbet.

Felejtsd el a faliújságot és a celluxot!

Minden kommunikáció esetében a fő kérdés a tartalom mellett az útvonal. Jelen esetben minden lehetséges kommunikációs útvonalat be kell vetni, és azokat is, amik lehetetlenek. Itt már önmagában nem elég, ha a kantinba kikerül a tájékoztatás a faliújságra, és a bejárati üvegfelületre celluxozás sem professzionális. Kézbe kerüljön az üzenet. Ez lényeges. Hogy ez szó szerint értjük, vagy elektronikus levélben értesítünk, döntés kérdése. Lehet utóbbi is, ha pontosan annyi működő email címünk van, mint ahány érintett dolgozó, partner.

Mibe kerül mindez?

Minél később indul el az átgondolt kommunikáció, annál többe fog kerülni. Ismert példák vannak arra, hogy egy biztos lábakon álló, tartalékkal bőséggel ellátott vállalkozást csúnyán meg tud ingatni egy szimplán a kommunikációjában felbukkanó, időben nem kezelt probléma. Nincs mit ezen nagyon ragozni, azt hiszem.

Éspedig, a híreken és a home office-on  túl:

Jó ötlet a home office, de borzasztóan idegesítő lehet folyton ezt kapni javaslatként azoknál a vállalkozásoknál, ahol történetesen termelés folyik, vagy olyan szolgáltatás van, amit nem lehet otthonról végezni. A BBC-n túl értékelve a kapcsolt ötleteket, ez az egyik legbosszantóbb ajánlás a termelő üzemeknek. Embert próbáló feladat azt eldönteni, hogy mikor álljon le a termelés, mikor létjogosult a személyes ügyfélfogadás szüneteltetése. Amíg van tevékenység, folyik a munka, célszerű az átlagosnál jóval nagyobb figyelmet fordítani a dolgozók mentális állapotára, kedély állapotára, hovatovább félelmeik oldására. Így könnyebb lehet a súlyosabb helyzettel is megbírkózni egyéni szinten. Ha eddig nem is volt ideje, most itt az idő azon elgondolkodni, hogyan lehet lehetővé tenni, hogy önkéntesen – vagy éppen kötelezően legyen mód mentális segítő szolgáltatások szervezett igénybevételére. A csoportos megoldást ugyan most mellőzni kellene, de az egyéni beszélgetés, stresszkezelés lehetőségével most tényleg élni kell, akár online rendszerben. Legalább olyan fontos, mint a jó fizikum megőrzése. Ugyan ez nem kommunikációs kérdés közvetlenül, de nagyban hozzájárul a szervezeti nyugalom megőrzéséhez, és ahhoz, hogy ne csak a cégvezetés ne pánikoljon, ne tegye ezt egyetlen munkavállalója sem.